Excelência Profissional para Secretárias

Índice:
Prefácio do patrocinador
Aos leitores
Acerca deste livro

PARTE I SER PROFISSIONAL
A escolha é sua
A sua atitude para ser uma secretária
Afinal o que é um escritório
Converter ideias em acção
Revisão: Demonstre o seu progresso

PARTE II AUTO-AVALIAÇÃO
A sua imagem profissional
Casos: Susana, Marília, Ester
Onde está você, agora?
Ter sucesso dá-lhe vantagens?

PARTE III A FUNÇÃO DA SECRETÁRIA COMO GERENTE DO ESCRITÓRIO
Classificar tarefas e estabelecer prioridades
Você é sempre uma gestora do tempo
Agrupe actividades afins e planeie para futuras necessidades
Planeamento a longo prazo
Mitos e conceitos errados sobre o tempo
Cinco etapas para melhorar o seu poder de decisão
Avalie o seu poder de decisão
Modelo para tomar decisões
O problema da sobrecarga de trabalho
Caso estudo: Linda aprende à sua custa
Organizações profissionais para secretárias
Escrever bem
Técnicas profissionais para utilizar o telefone
Arte de fazer boas apresentações
Organização de reuniões
Revisão

PARTE IV A SUA ATITUDE: CHAVE DO SUCESSO EM RELAÇÕES HUMANAS
Escala de avaliação de atitude
O que é que não está bem na atitude de Susana
Relacionamento no trabalho
Conheça a sua personalidade: assertividade e receptividade
Caso estudo: Francisca e Marta
Constituir uma rede de relações
Resolução de conflitos
Resolução de conflitos - Exercício
Você e o seu director; um relacionamento muito especial
Revisão da parte IV

PARTE V O TOQUE FINAL
Apresentação profissional
Comunicação não verbal ou expressão corporal
Hábitos pessoais
Deve decorar o seu gabinete?
O toque final: revisão

PARTE VI REVISÃO E SÍNTESE
Normas para ter sucesso
Plano de acção pessoal

(…)
CLASSIFICAR TAREFAS E ESTABELECER PRIORIDADES

Identificar tarefas e actividades: Faça uma lista das tarefas e actividades do serviço. Se tiver dificuldades, memorize-as, fechando os olhos e, imaginando-se no local de trabalho, executando-o. tome nota das diferentes tarefas e actividades. Atende o telefone? Preenche impressos? Responde a cartas? Faça uma lista.

Escala de impacto: Usando uma escala de 0 a 10 em que um 1 corresponda a "nenhum impacto" e 10 a "grande impacto", classifique o impacto que cada actividade tem sobre a performance do serviço.

Estabeleça prioridades: Usando a escala de impacto, classifique as prioridades de cada tarefa ou actividade: prioridade "A" para tarefas de valor acima de 7 na escala de impacto, prioridade "B" para valores a 4 a 6 e prioridades "C" para valores abaixo de 3.

Planeamento: Use o sistema de prioridades para programas o seu dia de trabalho. Comece com tarefas e actividades "A". Procure calendarizá-las. Deixe as tarefas "C" para o final e se possível delegue-as. O que aconteceria se as não executasse? DISCUTA AS SUAS IDEIAS COM QUEM A DIRIGE E PERGUNTE COMO EMPREGAR MELHOR O SEU TEMPO.

VOCÊ É SEMPRE UMA GESTORA DE TEMPO

Secretárias de sucesso dão exímias administradoras do tempo. Para atingir objectivos é preciso estabelecer prioridades, executar por completo as tarefas, planear e cumprir planos.

SEGREDOS NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

• Fazer primeiro as coisas mais importantes.
• Dividir trabalhos mais árduos em fases (pode ser útil um calendário especial para projectos maiores).
• Sirva-se do calendário para controlo.
• Faça uma coisa de cada vez.
• Execute tarefas até ao fim (ou faça anotações no sentido de não perder tempo ao recomeçar).
• Comece já a fazer assim.

MARCO ADIA RELATÓRIO DE PROMOÇÕES

Marco, como assistente interino do director de marketing, foi incumbido de fazer um relatório circunstanciado dos resultados de uma carta promocional enviada na Primavera dos últimos três anos e com sugestões para a deste ano. Em arquivo existia material de investigação suficiente mas Marco ainda não encontrou o momento de iniciar. Estamos a três semanas do envio da carta. Que é que Marco deveria fazer?
(…)