35 Questionários de Gestão de Recursos Humanos

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8. DELEGAR

Os gestores que não delegam tarefas, não conseguirão sucesso eles próprios nem os seus colaboradores e muito menos as empresas que representam. Ao tentarem fazer tudo, apesar de se esforçarem cada vez mais, acabarão por se sentir cansados, irritados e sobrecarregados. Romper este ciclo vicioso exige auto-disciplina: muitas vezes pode parecer mais fácil desempenhar serviços que demoram mais tempo a explicar do que a fazer. A disciplina consiste em vencer o egoísmo, considerar as necessidades dos colaboradores que queiram evoluir e realizar-se. Se as tarefas não forem delegadas nas pessoas certas, em devido tempo, nem as pessoas evoluem nem quem nelas deveria delegar.

Diagnóstico preliminar

1. Até que ponto faz planos para o seu trabalho? Há alguma tendência para ser dominado pelo serviço?

2. Administra o seu tempo com eficácia? Seja qual for a sua resposta tem a certeza disso?

3. Leva serviço para casa com regularidade

4. Faz mais horas de serviço que os seus colaboradores?

5. Tem dificuldades no estabelecimento de limites?

6. Perde tempo excessivo com pormenores?

7. As pessoas assediam-no frequentemente a pedir instruções sobre:

- O que devem fazer?
- Quando o deverão fazer?
- Como o deverão fazer?
- Quem fará?
- Onde?
- Porquê?

8. Neste momento, o seu limiar de stress já foi atingido ou ainda não foi? Em qualquer dos casos, a que distância está?

9. Quais são os pontos portes e os fracos, as suas oportunidades e ameaças apresentados pelo conjunto das suas responsabilidades?

- Faça uma reflexão crítica: até que ponto está a atingir os seus objectivos principais? Quais são os pontos fortes? Quais são as falhas na sua produtividade? Normalmente? Potencialmente? De que forma poderiam as suas respostas ser usadas para consolidar a sua posição? Ou para a contrariar?

10. Que acção é sugerida pelas suas respostas a estas questões? Até que ponto é que uma distribuição mais eficaz do trabalho alivia a carga?

11. A perspectiva que tem actualmente da delegação de tarefas poder ser modificada ou alargada? Poderia de facto? Que ponto gostaria de atingir?

Preparar a delegação de tarefas

12. Que áreas do seu serviço poderiam ou deveriam ser delegadas? Já pensou nas possibilidades? Em pormenor? Que tarefas pode identificar?

13. No contexto geral das actividades do departamento ou da secção, qual á a importância de cada uma?

14. Quem deveria fazer o quê? Pode atribuir a tarefa à pessoa? A pessoa à tarefa?

A tarefa propriamente
- Quais são as prioridades inerentes à tarefa?
- Ela deve estar concluída dentro de que limites de tempo?
- Qual é o limite de custos?
- Que recursos podem ser mobilizados?
- Qual a informação adicional necessária?
- Quais os potenciais problemas e quem os resolverá?
- Que decisões devem ser apoiadas?
- Qual o plano de contingência adequado?

A pessoa
- A tarefa exige um nível especial de competências, conhecimentos ou atitudes?
- Destina-se a constituir uma boa experiência?
- Quem poderia e deveria tirar o melhor partido do desenvolvimento da responsabilidade?
- Considerando tudo o que as pessoas têm a fazer, qual á a sua disponibilidade para a execução da tarefa?
- Não tem dúvidas sobre porque delega em determinada pessoa?
- O grau de risco é admissível?

A acção

15. Qual é a metodologia mais conveniente?

Localização
- A tarefa deverá ser delegada onde?
Local onde outras pessoas tomem conhecimento?
Local onde deveriam ser informadas?
Em privado?

Tempo
- Quando delegar?
Qual será o melhor momento?

Método
- Como delegar?
Verbalmente?
Por escrito?
Se verbalmente, adequa-se melhor uma petição ou um conjunto de instruções?

Pontos a focar
- Deverá haver concentração nos aspectos críticos da tarefa? E na explanação dos resultados?
- Que grau de planeamento será exigido?
- Que flexibilidade será consentida?
- Não controlar muito é que é bom? Ou será melhor que o controlo seja apertado?
- Será concedido o direito de errar?
- Será necessário verificar as determinações a acordar e ir acompanhado?
- Será fixada uma data para depois ver em que ponto estão as coisas?

Informação
- Quem tem que saber o que foi delegado e em quem?

Follow up

16. Qual foi o efeito de ter delegado?

Na pessoa em quem delegar
- Qual foi o desempenho?
- Quais são no futuro as necessidades de formação ou aconselhamento?
- Qual foi a reação à sua informação de retorno?
- A sua resposta sugere o quê?

Nos outros elementos
- Qual foi a reacção deles?

Em si próprio
- Em termos gerais, os resultados foram os esperados?
- Atribuiu bem a tarefa?
- Ganhou tempo? Utilizou-o de forma produtiva
- Que actuação da sua parte sugere a resposta?

17. O que foi que aprendeu, susceptível de lhe ser útil no futuro, quando de novo delegar tarefas? Como vai assegurar-se de que os conhecimentos aprendidos não vão cair no esquecimento?