Sinopse

Este livro pretende fornecer um conjunto de técnicas inerentes à gestão de projectos que sendo dominadas produzem várias vantagens de que se destacam:
- melhor relacionamento com o cliente;
- melhor controlo do projecto;
- orientação da tarefa para objectivos com mensuração de resultados;
- sinergias com contribuições multidisciplinares;
- envolvimento do gestor na decisão, com definição de prioridades e assunção de riscos;
- menor tempo de desenvolvimento do produto.
Assim, proporciona os conhecimentos essenciais a todos os que trabalham em gestão de projectos, nomeadamente, Gestores Seniores; Gestores de Projectos e outros membros da equipa de projecto; Clientes e outros stakeholders do projecto; Docentes da disciplina de gestão de projectos e temas relacionados; Consultores e especialistas na área de gestão de projectos e Formadores que desenvolvem acções de formação em gestão de projectos.

Gestão de Projectos de Victor Sequeira Roldão

Excerto

. . . SECÇÃO I - Organização e Liderança
Em ambas as situações, "realizar um filme" ou "organizar um campeonato mundial", está envolvido o conceito de projecto mas, a dimensão, recursos e complexidade são bastante diferentes. É evidente que a segunda situação exige recursos mais numerosos, o planeamento execução e controlo é mais complexo e, a forma como se estrutura a equipe, se organiza o projecto e se estabelece o sistema de informação são diferentes. No entanto, quer se trate de um projecto autonomizado, quer de um projecto a concretizar no interior de uma organização já existente, a constituição da equipe e sua organização e a liderança do projecto são aspectos da maior relevância. Considera-se que os seguintes aspectos constituem o ponto de partida, que guiará todo o projecto:
- a constituição da equipe e selecção do pessoal; - a definição da forma de organização; - o sistema de informação; - a liderança do projecto e a afectação de responsabilidades;
Capítulo 2 - O Gestor de Projecto - São descritas as funções do gestor de projecto que, em termos de ciclo dinâmico da gestão do projecto é o principal agente do planeamento, execução e controlo, e que frequentemente se comporta como um empresário a quem cabe, em estreita ligação com os stakeholders definir: objectivos do projecto, interacção do projecto com a empresa, forma de organização do projecto, tipo de recursos a utilizar, metodologia do trabalho e tipo de informação de que necessita. É ainda abordado o papel do gestor de projecto na gestão de conflitos que absorve uma parte substancial do seu tempo e energia.
Capítulo 3 - Estrutura Organizacional - É estudada a forma de organização a utilizar e a maneira como vai encaixar-se na estrutura da empresa, de forma a encontrar mecanismos eficientes de coordenação, integração e de fluxo de informação que permitam reduzir a incerteza na tomada de decisão. É dada uma atenção particular à estrutura matricial.
Capítulo 4 - Organização da Equipa do Projecto - A autoridade do gestor de projecto advém em alto grau da sua competência e capacidade de influenciar. Em termos de inserção na organização, deve estar suportado na gestão de topo e ter capacidade de negociar com os gestores funcionais. Uma das suas tarefas mais importantes é seleccionar e admitir o pessoal da equipe de projecto, bem como a definição de regras que regulem a equipe de forma a que exista uma compreensão comum dos objectivos gerais e particulares que orientam o projecto. É dada maior atenção à gestão do tempo.
Capítulo 5 - Estabelecimento do Sistema de Informação - O sistema de informação é essencial para um controlo efectivo do andamento do projecto versus os requisitos estabelecidos, implicando o seu desenvolvimento, a recolha e tratamento de informação adequada segundo as dimensões custo, tempo e qualidade. A arquitectura do sistema de informação depende da complexidade do projecto devendo antecipar e relatar desvios atempadamente de molde a que as correcções sejam possíveis de uma forma simples e imediata. São indicados, em particular, normas e procedimentos básicos, suportes de informação com enfoque específico nos suportes informáticos.
Capítulo 6 - Liderança em Gestão de Projectos - Quer na fase de concepção, quer na fase de implementação, existe a necessidade de tomar decisões permanentemente, em que se considera a liderança como o processo de redução da incerteza do grupo que permite à organização caminhar em direcção aos seus objectivos. São apresentados modelos de liderança, apontando-se como mais adequados os modelos contingenciais que equacionam a estrutura de orientação do indivíduo e o grau de controlo e influência que o líder tem sobre a situação para a realização da tarefa. São posicionadas as variáveis condicionantes do estilo a adoptar.
SECÇÃO II - Planeamento, Programação e Controlo
Na implementação de um projecto, após constituição da equipe e da sua organização, enquanto no plano externo se tratam questões de financiamento, no plano interno, há que ordenar recursos e tomar decisões. No projecto o ponto focal é o eficiente cumprimento de um objectivo em tempo, dentro de um orçamento, e cumprindo um dado desempenho. O binómio tempo-custo aparece interligado duma forma muito íntima e com interacções mútuas, o que obriga a tratá-los em conjunto, através de técnicas de planeamento (GANTT, PERT, …). A forma de estimativa dos custos bem como da sua forma de controlo e a ligação ao factor tempo são os pontos-chave desta matéria. Embora o gestor de projecto não deva ser um especialista em todas as áreas, ele deve manter alguma familiaridade com as tecnologias mais envolvidas no projecto de forma a poder ajuizar as situações e tomar decisões correctas, realizar um acompa-nhamento eficaz e analisar desvios emergentes.
Capítulo 7 - Estratégia da Empresa versus Estratégia do Projecto - Os objectivos estratégicos da empresa são o ponto de partida para todos os projectos seja qual for o tipo de projecto em causa, sendo a interface entre a empresa e o projecto constituída pelo plano estratégico do projecto. São abordadas técnicas para hierarquizar projectos e é detalhado o estabelecimento de objectivos do projecto em termos de produto e processo. Capítulo 8 - Planeamento e Work Breakdown Structure - A gestão de âmbito constitui um passo essencial no planeamento do projecto, através do qual se pretende assegurar que o projecto cumpre todo o trabalho requerido, e apenas esse, de forma a concretizá-lo com sucesso. O principal instrumento para a definição do âmbito é o Work Breakdown Structure (WBS) que constitui, de facto, uma partição do produto/serviço a ser entregue em termos de trabalho a ser realizado. É estabelecida a ligação do WBS ao planeamento, aos recursos e aos custos.
Capítulo 9 - Planeamento Utilizando PERT - É realizado o planeamento utilizando a construção de redes com base na seguinte sequência: listagem de activi-dades; construção da rede; determinação do caminho crítico; optimização utilizando a disponibilização de recursos. São apontados os principais problemas com que se confronta a utilização das técnicas PERT/CPM.
Capítulo 10 - Planeamento e Alocação de Recursos - Após realizado o Work Breakdown Structure e com o planeamento do trabalho efectuado é definida a organização dos recursos, sendo estabelecida a matriz entre WBS e OBS (Organisation Breakdown Structure).
Capítulo 11 - Orçamento e Custos do Projecto - A sobrevivência de uma organização depende frequentemente da sua capacidade de estimar custos e, no caso de tratar-se de uma organização de projecto envolvendo concepção, o grau de incerteza e risco é ainda maior. Com efeito, uma organização não pode sobreviver se estimar custos que originam perda, mas por outro lado se a estrutura de custos for muito elevada não ganha os contratos. São apresentados os principais tipos de custo envolvidos no projecto e as principais técnicas e métodos de estimativa. O capítulo é encerrado estabelecendo a ligação entre planeamento, tempo, recursos e custo.
Capítulo 12 - Acompanhamento e Controlo do Projecto - Um bom controlo da gestão deve ser flexível perante as mudanças inesperadas, estar atento ao custo da operação, perspectivar falhas potenciais e indicar acções correctivas. As alterações ao projecto são inevitáveis, mas alterações drásticas podem matar o projecto. O processo de controlo é essencialmente conduzido utilizando: a gestão do âmbito, a gestão do tempo - PERT/CPM e a gestão do custo através do Earned Value Management (EVM). É dado um maior desenvolvimento ao Earned Value Management.
SECÇÃO III - Contratação, Negociação e Risco
É através da contratação ( de preferência com negociação) que é regulamentada a ligação formal entre as partes. Neste aspecto merecem um maior enfoque os dife-rentes tipos de contratos, bem como a estrutura de um contrato e as principais cláu-sulas contratuais. A negociação em gestão de projectos é um procedimento com troca de conceitos verbais, no sentido de fazer o encontro de opiniões no que concerne as várias questões em jogo, nomeadamente tecnologia, prazo de entrega e preço. Tem particular importância a preparação da negociação e o processo de negociação de forma a encontrar acordos que tragam vantagens. O equacionamento do risco é da maior importância sendo susceptível de ligação à contratação e negociação.
Capítulo 13 - Contratação - do Concurso ao Contrato - A preparação e lançamento de concursos é uma tarefa muito importante em Gestão de Projectos, que deve permitir, quando bem executado, obter os bens e serviços necessários à concretização do projecto, aos preços mais baixos, em conformidade com as especificações técnicas e entregue ou executada nos prazos, de maneira a permitir cumprir o planeamento geral do projecto. É abordada a preparação e lançamento de concursos, a comparação de propostas e selecção de fornecedores. São descritas diferentes modalidades de contratos e identificadas as principais clausulas contratuais.
Capítulo 14 - Qualidade - Após posicionar o moderno conceito de qualidade são definidos os objectivos da gestão da qualidade do projecto de forma a assegurar que o projecto satisfaz as necessidades que lhe deram origem. A qualidade deve ser uma preocupação exercida durante todos os passos do projecto, considerando-se três processos principais: Planeamento da Qualidade, Garantia da Qualidade e Controlo da Qualidade. São identificados os principais custos e tradeoffs envolvidos na qualidade e são desenvolvidas as principais ferramentas utilizadas na resolução de problemas da qualidade. Capítulo 15 - Gestão de Projectos e Risco - Gestão do risco é considerada como a atenção dirigida à ocorrência de eventos futuros, cujo exacto resultado é desconhecido, e com a forma como lidar com essa incerteza. Inclui o planeamento, identificação e análise de áreas de risco e o desenvolvimento de opções para lidar e controlar o risco. São desenvolvidas metodologias de abordagem ao risco, análise de riscos, determinação de impactos e estabelecimento de planos de resposta.
Capítulo 16 - Negociação - O papel da negociação é reforçar a aproximação das forças confluentes e diminuir a importância das forças divergentes. É o grau de convergência entre as posições em jogo bem como a sua evolução no tempo, que vão diferenciar um processo de negociação cooperativa de um processo de negociação conflitual. São descritas tácticas de negociação e é apresentado um modelo de comportamentos de negociação.
SECÇÃO IV - Conclusão e Avaliação de Desempenho
É abordada a conclusão do projecto e é realizado e avaliado o desempenho, como forma de retirar consequências para os intervenientes, realizar o registo histórico e aprender.
Capítulo 17 - Conclusão do Projecto e Avaliação de Desempenho - A conclusão do projecto deve ser planeada com todo o cuidado pois o seu encerramento súbito e desordenado pode causar grandes problemas, não só no imediato mas também no longo prazo. Nesta fase interessa considerar fundamentalmente aspectos humanos e organizacionais, aspectos técnicos e aspectos orçamentais e financeiros. Se se trata da conclusão de um projecto a que se segue o arranque de uma actividade interessa cuidar dos aspectos de interface. O encerramento do projecto deve estabelecer a avaliação de desempenho no que concerne ao Produto - resultado final do projecto e ao Projecto - processo que conduz a esse resultado final. . . .

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